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구글 지메일 꿀팁 5가지

지메일 5년 쓰면서 가장 유용했던 기능들이다. 처음엔 그냥 메일 보내고 받는 용도로만 썼다. 어느 순간 받은 편지함이 5000개가 넘어가면서 중요한 메일을 찾는 데 10분씩 걸렸다. 그때부터 지메일의 숨은 기능을 하나씩 써보기 시작했다.

보낸 메일 취소 기능

설정 > 모든 설정 보기 > 일반 탭에서 '보내기 취소'를 찾는다. 취소 가능 시간을 최대 30초로 설정한다. 메일을 보낸 직후 화면 하단에 '실행 취소' 버튼이 나타난다. 이 기능 덕분에 오타를 발견하거나 첨부 파일을 빼먹었을 때 바로 수정할 수 있다. 나는 한 달에 평균 2-3번은 이 기능을 쓴다.

필터와 라벨로 자동 분류

설정 > 모든 설정 보기 > 필터 및 차단된 주소에서 '새 필터 만들기'를 클릭한다. 발신자 주소, 제목 키워드 등을 기준으로 메일을 자동 분류할 수 있다. 나는 뉴스레터는 '읽을 거리' 라벨, 영수증은 '결제' 라벨, 업무 메일은 '업무' 라벨이 자동으로 붙게 설정했다. 라벨은 폴더와 달리 하나의 메일에 여러 개를 중복 지정할 수 있어서 관리가 편하다.

스마트 폴더(카테고리) 활용

받은 편지함에서 카테고리 탭을 활성화한다. 설정 > 모든 설정 보기 > 받은편지함 > 카테고리에서 '기본', '사회', '프로모션', '업데이트', '포럼'을 선택한다. 지메일이 자동으로 메일을 분류해준다. 처음에는 분류가 부정확할 수 있지만, 메일을 직접 옮겨주면 학습해서 점점 정확해진다. 나는 프로모션 탭에 쇼핑몰 광고 메일이 자동으로 쌓이게 해서 받은 편지함을 깔끔하게 유지하고 있다.

템플릿(자주 쓰는 답변 저장)

설정 > 모든 설정 보기 > 고급 탭에서 '템플릿'을 사용으로 설정한다. 그다음 메일 작성 창에서 우측 하단 메뉴 > 템플릿 > 초안을 템플릿으로 저장을 선택한다. 자주 보내는 안내 메일이나 견적 요청 양식을 템플릿으로 저장해두면 매번 같은 내용을 쓰지 않아도 된다.

검색 연산자 사용법

지메일 검색창에서 연산자를 쓰면 원하는 메일을 빠르게 찾을 수 있다. `from:`(특정 발신자), `to:`(특정 수신자), `subject:`(제목), `has:attachment`(첨부 파일 있음), `before:`/`after:`(날짜)를 조합한다. 예를 들어 `from:example.com after:2024/1/1 has:attachment`라고 검색하면 2024년 이후 example.com에서 온 첨부 파일이 있는 메일만 보여준다.

사진: Pexels / AS Photography

필터와 라벨을 체계적으로 구축한 후 받은 편지함 관리 시간이 하루 30분에서 5분으로 줄었다. 뉴스레터는 모아서 한 번에 읽고, 중요한 업무 메일은 즉시 확인할 수 있다. 보내기 취소 기능은 급하게 메일을 보낼 때마다 유용하게 쓰고 있다.

개인적인 견해:

지메일은 기능이 많지만, 설정을 찾기가 어렵다는 단점이 있다. 특히 모바일 앱에서는 데스크탑 버전의 고급 설정에 접근하기 어렵다. 필터 설정은 최초 구축에 시간이 걸리지만, 한 번 해두면 장기적으로 시간을 크게 절약해준다. 구글이 지메일 UI를 몇 번 개편하면서 일부 기능의 위치가 바뀐 점도 혼란을 준다.

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